Алхам 1. Нээлттэй өгөгдлийг сонгох

1.1. Байгууллага өгөгдлийн тооллогыг хэрхэн хийх вэ?

Өгөгдлийн тооллого нь байгууллагын чиг үүргийн хүрээнд үүсэж, цугларч, хадгалагдаж буй өгөгдлийг бүрэн хамруулан бүртгэх, ангилан тодорхойлох үйл ажиллагаа бөгөөд дараах аргачлалуудыг ашиглаж болно. Үүнд:

• Газар, хэлтэс, нэгж болон албан хаагч буюу өгөгдлийг үүсгэгч, хариуцагчаар нь хөөж тоолох;
• Байгууллагын үйл ажиллагаа, үйлчилгээ, процессоор нь ангилан бүртгэх;
• Байгууллагын цахим хуудас, мэдээллийн систем, бүртгэл, тайлан, архив, албан хаагчдын компьютер болон дотоод сүлжээнд хадгалагдаж буй мэдээллийг нягтлан шалгах замаар тооллого хийх.

Өгөгдлийн тооллого хийх замаар дараах мэдээллүүдийг тодорхойлох боломжтой. Үүнд:

• Өгөгдлийн нэр, тодорхойолт, агуулга;
• Ашигласан нэр томьёо, ангилал, код;
• Цуглуулах, тооцох аргачлал, эх сурвалж;
• Цуглуулах, тооцох давтамж;
• Өгөгдлийн урсгалыг тодорхой болгох.

Ингэснээр байгууллага доторх өгөгдлийг хянахад хялбар болох ба тэдгээрээс нээлттэй болгох өгөгдлийг сонгоход илүү амар болно.

Өгөгдлийн нэр, тодорхойлолт, агуулгыг тодорхойлох

Тухайн өгөгдлийн нэр, юуг илэрхийлж байгааг тодорхойлсон товч тайлбарыг тодорхойлно.

Мөн өгөгдөл ямар агуулга, хамрах хүрээтэй болохыг тодорхойлно. Үүнд өгөгдөл ямар газарзүйн нэгжийг (улс, аймаг, сум гэх мэт), ямар хугацааны хүрээг (он, улирал, сар гэх мэт) хамарч байгааг, мөн ямар задаргаагаар (жишээлбэл хүйс, насны бүлэг, байршил зэрэг) бүрдэж байгааг тодруулна.

Ашигласан нэр томьёо, ангилал, кодыг бүртгэх

Өгөгдөлд ашиглагдаж буй үндсэн нэр томьёо, ангилал, кодын системийг тодорхойлно. Ингэснээр өгөгдлийг нэгэн ижил ойлголт, стандартын дагуу бүртгэх, харьцуулах, бусад өгөгдөлтэй холбон ашиглах боломж бүрдэнэ.

Журам 1-ийн 2.1.5.мэдээллийн сангийн нэгдсэн ангилал, код ашигласан байх;

Журам 1-ийн 2.1.9.хууль тогтоомжоор зөвшөөрсөн, шинжлэх ухааны үндэслэл бүхий, энгийн, ойлгомжтой, нийтлэг хэрэглэгддэг нэр томьёо, агуулга, тоо, үсэг, тусгай тэмдэглэгээ ашигласан байх;

Цуглуулах, тооцох аргачлал, эх сурвалжийг тодорхойлох

Доорх асуултуудаар тодорхойлох боломжтой. Үүнд:

• Хэн цуглуулдаг вэ?
• Ямар эх сурвалжаас?
• Ямар шалгуураар бүртгэдэг вэ?
• Тооцоолол хийдэг үү? гэх мэт. Энэ нь найдвартай байдлыг хангадаг.

Тухайн байгууллагад өгөгдөл хэрхэн бий болж байгаа эх сурвалжийг шинжлэх шаардлагатай.

Цуглуулах, тооцох давтамж тогтоох

Бодит цаг, сар бүр, улирал, жил гэх мэт. Үүгээр шинэчлэлийг хянах боломжтой.

Өгөгдлийн урсгал зураглах

Өгөгдөл хаанаас үүсэж, ямар шат дамжлагаар боловсруулагдан, хаана хадгалагдаж байгааг тодорхойлно. Мөн тухайн өгөгдлийг хариуцан бүрдүүлж, шинэчилж буй байгууллага, нэгжийг зааж, өгөгдөл ямар формат, хэлбэрээр (жишээ нь Excel, CSV, мэдээллийн сан, цаасан гэх мэт) хадгалагдаж байгааг тодруулна.

Өгөгдлийн урсгалыг доорх асуултуудаар тодорхойлох боломжтой. Үүнд:

• Хаана үүсдэг вэ?
• Хэн үүсгэдэг вэ?
• Хаана хадгалагддаг вэ?
• Ямар шат дамжлагаар боловсруулагддаг вэ?
• Хэн ашигладаг вэ?
• Гадагш тайлагнадаг уу? гэх мэт. Энэ нь ил тод байдлыг хангана.

**Жишээ нь: **Аймгийн Засаг даргын Тамгын газарт “Газрын зөвшөөрлийн бүртгэл”-ийн өгөгдлийн бүрдэл (dataset)

Үзүүлэлт	Тайлбар
Өгөгдлийн нэр	Газрын зөвшөөрлийн бүртгэл
Нэр томьёо, код	LO1(өмчлөл), LO2(ашиглалт)
Аргачлал	Өргөдөл хүлээн авах -> батлуулах -> бүртгэх -> дуусах
Давтамж	Бодит цаг
Урсгал	Иргэн -> Газрын алба -> Систем -> Тайлан -> дуусах

1.2 Байгууллага өгөгдлийн эрэлтийг хэрхэн тодорхойлох вэ?

Төрийн байгууллага нь нээлттэй өгөгдлийг зөвхөн нийтлэх бус бодит хэрэглээнд нэвтрүүлж, иргэн, хуулийн этгээд, судлаач, хувийн хэвшил, төрийн бусад байгууллага болон дотоод шийвэр гаргалтдаа үр өгөөжтэй ашиглах нөхцөлийг бүрдүүлэх нь чухал юм. Иймд нээлттэй болгох өгөгдлийг сонгохдоо хэрэглэгчдийн эрэлт хэрэгцээ, нийгмийн шаардлага, бодлогын хэрэгжилтийн хэрэгцээг харгалзан үзэх шаардлагатай.

Өгөгдлийн эрэлтийг дараах байдлаар тодорхойлж болно:

• Хүн, хуулийн этгээдийн хүсэлт;
• Оролцогч талуудтай уулзалт, хэлэлцүүлэг зохион байгуулах;
• Судалгаа авах;
• Нийгэмд тулгамдсан асуудалтай уялдуулан тодорхойлох.

1.3 Байгууллага нээлттэй өгөгдлөө хэрхэн сонгох вэ?

Байгууллага өгөгдлийн тооллогоо хийж, эрэлт, нийлүүлэлтийг тодорхойлсны үр дүнд тухайн мэдээлэл хариуцагч байгууллагаас нээлттэй болгох боломжтой, хэрэглэгчийн хэрэгцээнд нийцсэн өгөгдлийн боломжит жагсаалт гарна. Гэвч эдгээр өгөгдөл нь шууд нээлттэй нийтлэхэд бэлэн гэсэн үг биш юм. Иймд өгөгдлийг нээлттэй болгох боломж, бэлэн байдалд тулгуурлан эрэмбэлж, эхний ээлжинд нийтлэх өгөгдлийг сонгох нь зүйтэй.

Өөрөөр хэлбэл, нээлттэй болгох өгөгдлийг дараах үндсэн шалгуурт тулгуурлан эрэмбэлж, үе шаттайгаар хэрэгжүүлнэ.

Өгөгдлийн хэрэглээ:

• Хүн, хуулийн этгээдийн эрэлт, давтамж;
• Олон нийтийн сонирхол, ил тод байдлыг нэмэгдүүлэх ач холбогдол;
• Нийгэм болоод салбарын тулгамдсан асуудлыг шийдвэрлэхэд хувь нэмэр оруулах боломж;
• Байгууллагын стратеги зорилго, чиг үүрэг, бодлогын хэрэгжилттэй уялдсан байдал.

Өгөгдлийн бэлэн байдал:

• Өгөгдлийн бүрэн байдал, хамрах хүрээ;
• Үнэн зөв, баталгаажсан эсэх;
• Нээлттэй өгөгдлийн шаардлагад нийцүүлэн боловсруулахад шаардагдах хугацаа, зардал;
• Шаардлагатай хүний нөөц, техник технологийн боломж;
• Хувийн мэдээлэл, нууцын зэрэглэлтэй мэдээлэл агуулсан эсэх (шаардлагатай бол ангилан ялгах, нууцлалыг хангах).

Нээлттэй болгохоор сонгосон боловч шууд нийтлэх боломжгүй өгөгдлийг тодорхой төлөвлөгөөний дагуу стандартчилах, ангилах, баримтжуулах ажлыг үе шаттайгаар хэрэгжүүлж, нээлттэй өгөгдлийн шаардлага хангасан хэлбэрт шилжүүлэн нийтэлж болно. Ингэснээр мэдээлэл хариуцагч байгууллага нь нөөц боломждоо тулгуурлан, бодит хэрэгцээнд нийцсэн, чанартай нээлттэй өгөгдлийг тогтвортойгоор бий болгох нөхцөл бүрдэнэ.

Дараах алхмуудаар нээлттэй өгөгдлийг сонгох боломжтой. Үүнд:

1. Эрэлт нийцлийн харьцуулалт хийх

Тооллогоор бүртгэгдсэн өгөгдлийг өгөгдлийн эрэлттэй харьцуулж тулгалт хийнэ. Ингэхдээ дараах асуултад тулгуурлавал зохистой. Үүнд:

• Хүн, хуулийн этгээд хамгийн их сонирхож буй өгөгдөл нь аль вэ?
• Олон нийтэд ашиг тустай юу?
• Ил тод байдлыг нэмэгдүүлэх ач холбогдолтой юу?

2. Хуулийн болон нууцлалын шалгуур

Хууль, эрх зүйн зохицуулалтад хамаарах хувь хүнийг тодорхойлох мэдээлэл болон байгууллагын нууцад хамаарах мэдээлэл агуулсан эсэхийг шалгана.

3.Бэлэн байдлын үнэлгээ хийх

Өгөгдөлд доорх шалгуураар оноо өгч өндөр оноотойг түрүүлж нийтлэх зарчмыг баримталж болно.

• Цахим хэлбэртэй юу?
• Бүтэцчилсэн өгөгдөл үү?
• Тогтмол шинэчлэгддэг үү?
• Чанартай өгөгдөл мөн үү? (бүрэн, үнэн зөв гэх мэт)

4. Нөлөөлөл, зардлын шинжилгээ хийх

Өгөгдлийг дараах 2 шалгуураар үнэлж болно. Үүнд:

• Нийгмийн болон эдийн засгийн нөлөөлөл
• Боловсруулах, цэвэрлэх зардал

5. Өгөгдлийг эрэмбэлэх

Дээрх үнэлгээнд үндэслэн өгөгдлийг 3 ангилж эрэмбэлэх боломжтой. Үүнд:

I зэрэглэл - Нэн тэргүүнд нийтлэх

• Өндөр эрэлттэй
• Хууль зүйн болон нууцлалын ямар нэг хязгаарлалтгүй
• Бэлэн байдал сайн

II зэрэглэл - Нийтлэхэд бэлтгэл шаардлагатай

• Эрэлттэй боловч өгөгдлийн бэлэн байдлыг хангах, нийтлэхэд бэлтгэх шаардлагатай.

III зэрэглэл - Нийтлэхэд тодорхой стратеги, төлөвлөлт шаардлагатай

• Эрэлт харьцангуй бага, хэрэглээг дэмжих шаардлагатай
• Нууцлалын хязгаарлалттай өндөр
• Өгөгдлийг бэлтгэхэд зардал их

**Жишээ нь: **Нээлттэй өгөгдлийн тоолллого болон эрэлтийг тодорхойлсон Аймгийн Засаг даргын Тамгын газарт цугласан өгөгдлийг дээрх шалуурын дагуу жишээ болгон үзүүлж байна.

Өгөгдлийн төрөл	Эрэлт	Нууцлал/ Хувийн мэдээлэл	Бэлэн байдал	Эрэмбэлэлт	Нийтлэх дараалал
Төсвийн гүйцэтгэл	Өндөр	Байхгүй	Сайн	I зэрэглэл	I шат- нэн тэргүүнд нийтлэх
Тендерийн мэдээлэл	Өндөр	Байхгүй	Дунд	I зэрэглэл	I шат- нэн тэргүүнд нийтлэх
ЖДҮ эрхлэгчдийн мэдээлэл	Дунд	Регистр, утас, хаяг агуулсан	Дунд	II зэрэглэл	II шат- Нийтлэхэд бэлтгэл шаардлагатай
Аймгийн үйлчилгээний статистик	Дунд	Байхгүй	Дунд	II зэрэглэл	II шат- Нийтлэхэд бэлтгэл шаардлагатай
Ажилтны үнэлгээ, дотоод үнэлгээ	Бага	Нууц мэдээлэлтэй	Дунд	III зэрэглэл	III шат- Нийтлэхэд тодорхой стратеги, төлөвлөлт шаардлагатай